ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Державного комітету статистики України

від 14 жовтня 2004 р. N 559

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

29 жовтня 2004 р. за N 1390/9989 

Інструкція

щодо заповнення форми державного статистичного спостереження N 9-ДС (річна) "Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, які займають посади керівників та спеціалістів, за станом на 31 грудня звітного року"

Загальні положення

"Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, які займають посади керівників та спеціалістів, за станом на 31 грудня звітного року" за формою N 9-ДС (річна) складають установи, організації (далі - установи), на працівників яких поширюється дія Законів України "Про державну службу" та "Про службу в органах місцевого самоврядування" (далі - звіт).

 При складанні звіту слід керуватися вищезазначеними законами та цією Інструкцією.

 Підставою для складання форми N 9-ДС (річна) є дані первинного обліку службовців (типова форма N П-2ДС "Особова картка N ___", затверджена наказом Мінстату України від 26.12.95 N 343).

 Розподіл працівників, які займають посади керівників та спеціалістів за категоріями посад, проводиться відповідно до статті 25 "Класифікація посад" Закону України "Про державну службу" та статті 14 "Класифікація посад в органах місцевого самоврядування" Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування".

Розділ I. Розподіл державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування за статтю та віковими групами

У розділі враховуються всі працівники, які перебувають в обліковому складі установи на кінець звітного року і обіймають посади керівників та спеціалістів, які відповідно до Законів України "Про державну службу" та "Про службу в органах місцевого самоврядування" віднесені до категорій посад державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, у тому числі жінки, які перебувають у відпустках для догляду за дитиною до досягнення нею віку, встановленого чинним законодавством.

У графах 9 та 17 відображається кількість працівників, яким у звітному році продовжено термін перебування на службі відповідно до статті 23 Закону України "Про державну службу" та статті 18 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування".

Розділ II. Розподіл державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування за стажем і рівнем освіти

У графах 1 - 7 здійснюється розподіл працівників відповідно до стажу державної служби та служби в органах місцевого самоврядування.

 Обчислення стажу державної служби здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 03.05.94 N 283 "Про порядок обчислення стажу державної служби" (зі змінами та доповненнями). Обчислення стажу служби в органах місцевого самоврядування - відповідно до статті 22 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування" та зазначеної постанови.

У графах 8, 9 ураховуються працівники з неповною, базовою та повною вищою освітою, що мають документ про закінчення вищого навчального закладу відповідного рівня акредитації. Освітньо-кваліфікаційні рівні вищої освіти визначаються згідно зі статтею 7 Закону України "Про вищу освіту".

У графі 10 ураховуються працівники, які мають науковий ступінь (кандидати і доктори наук).

У графі 12 ураховуються працівники, які мають вчене звання (старший науковий співробітник, доцент, професор).

Розділ III. Рух кадрів

У графах 1 - 5 ураховується кількість керівників і спеціалістів, які були прийняті на роботу в установу за певною процедурою впродовж року з 1 січня по 31 грудня включно.

У графі 4 ураховується кількість працівників, які були прийняті в установу із кадрового резерву поза конкурсом, відповідно до п. 12 Положення про формування кадрового резерву для державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2001 N 199, та п. 11 Типового порядку формування кадрового резерву в органах місцевого самоврядування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24.10.2001 N 1386.

У графі 7 ураховуються працівники, які до прийняття на посаду вже мали статус державного службовця чи посадової особи органу місцевого самоврядування, тобто прийняті на службу не вперше, незалежно від того, прийняті вони у порядку переведення з іншої установи або мають перерву у стажі служби.

У графах 8 - 17 ураховується кількість керівників і спеціалістів, які вибули з установи у звітному календарному році з певної причини.

 У разі реорганізації установи, коли працівники пишуть заяву на звільнення за власним бажанням та прийом на роботу і при цьому проходять конкурс або іншу процедуру, передбачену чинним законодавством, а в трудовій книжці працівника робиться відповідний запис, має місце рух кадрів, який відображається відповідним чином у розділі III.

 Слід мати на увазі, якщо датою звільнення працівника та відповідно останнім днем роботи є 31 грудня або останній робочий день звітного року, він відображається у кількості звільнених працівників у звіті за наступний рік.

Розділ IV. Підготовка кадрів та підвищення кваліфікації

У графі 1 ураховується загальна кількість державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, які здобули неповну, базову або повну вищу освіту, другу вищу освіту та отримали відповідний документ державного зразка у звітному році. У цій графі не враховуються працівники, прийняті на посади службовців, які закінчили вищий навчальний заклад у звітному році.

У графі 2 ураховується кількість працівників, які за звітний період здобули освітньо-кваліфікаційний рівень магістра за напрямом підготовки "Державне управління" в Національній академії державного управління при Президенті України та її регіональних інститутах за спеціальностями "Державне управління" та "Управління суспільним розвитком" і отримали відповідний документ державного зразка.

У графі 3 ураховується кількість працівників, які за звітний період здобули освітньо-кваліфікаційний рівень магістра за напрямом підготовки "Державне управління" в магістратурах інших вищих навчальних закладів і отримали відповідний документ державного зразка.

У графі 4 ураховується загальна кількість направлень, які були видані у звітному році на підвищення кваліфікації державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування в Україні та за кордоном. Документом, що підтверджує направлення працівників на підвищення кваліфікації, є відповідний наказ по установі.

У графі 5 ураховується загальна кількість працівників, які підвищили кваліфікацію в Україні та за кордоном.

 Проходження навчання за професійними програмами підвищення кваліфікації підтверджується відповідним свідоцтвом встановленого зразка, а за програмами тематичних семінарів - наказом про направлення працівників на семінар та документом, що підтверджує проходження семінару (свідоцтво, посвідчення, диплом, довідка).

 У разі якщо державний службовець (посадова особа) впродовж звітного року неодноразово підвищував кваліфікацію, він ураховується у графі 5 один раз, з урахуванням у графах 11 - 13 усіх витрачених коштів.

У графах 6 - 8 ураховується кількість працівників, які підвищили кваліфікацію в Україні відповідно до Положення про систему підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.97 N 167 (далі - Положення), за напрямом підготовки "Державне управління", незалежно від форми навчання.

 Працівники, які протягом звітного року неодноразово підвищували кваліфікацію, ураховуються по кожному виду навчання у графах 6 - 9 стільки разів, скільки проходили навчання.

У графі 9 ураховується загальна кількість працівників, які підвищили кваліфікацію за кордоном за програмами, проектами, угодами відповідно до п. 12 Положення.

У графі 10 із загальної кількості працівників, які підвищували кваліфікацію за кордоном, зазначаються ті фахівці, витрати на підвищення кваліфікації яких (цілком або основну частину) взяла на себе міжнародна організація чи інша приймаюча сторона в порядку надання міжнародної технічної допомоги тощо.

У графі 11 ураховуються витрати на підвищення кваліфікації службовців, які пройшли навчання в Україні і враховані у графі 5.

У графі 12 ураховуються витрати на усі відрядження працівників з числа вказаних у графі 5, крім суми заробітної плати, яка зберігається на період навчання.

У графі 13 ураховуються витрати на підвищення кваліфікації за кордоном, що були здійснені установою у порядку, визначеному постановою Кабінету Міністрів України від 04.03.96 N 287 "Про затвердження Положення про умови матеріального забезпечення осіб, направлених за кордон на навчання". Витрати в іноземній валюті перераховуються в національну валюту за курсом Національного банку України на дату оплати.

Розділ V. Оплата праці

У рядку 501, у графі 1 ураховується середньооблікова кількість штатних працівників установи за звітний рік, визначена відповідно до Інструкції зі статистики чисельності працівників, зайнятих у народному господарстві України, яка затверджена наказом Мінстату України від 07.07.95 N 171, зареєстрованим в Мін'юсті України 07.08.95 за N 287/823 (із змінами і доповненнями). У графі 2 ураховується середньооблікова кількість працівників, на яких поширюється дія Законів України "Про державну службу" та "Про службу в органах місцевого самоврядування".

У рядках 502, 503 відображається сума нарахованого фонду оплати праці та фонду основної заробітної плати за звітний рік, визначена відповідно до Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату України від 13.01.2004 N 5 та зареєстрованої в Мін'юсті України 27.01.2004 за N 114/8713. Дані заповнюються на всіх працівників (графа 1) та працівників, на яких поширюється дія Законів України "Про державну службу" та "Про службу в органах місцевого самоврядування" (графа 2).