Порядок перегляду звітно-статистичної документації, необхідної для проведення державних статистичних спостережень

1. Загальні положення

1.1. Цей  Порядок розроблено відповідно до законів України "Про інформацію", "Про державну статистику", "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України у зв'язку з прийняттям Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про державну статистику"", Положення про Державну службу статистики України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.2007 № 924, Регламенту Державної служби статистики України та положень про його дорадчі органи, затверджених наказами Держслужби статистики.

1.2. Порядок регулює відносини суб’єктів перегляду звітно-статистичної документації, необхідної для проведення державних статистичних спостережень (далі – звітно-статистична документація) – респондентів, користувачів даних, дорадчих органів та самостійних структурних підрозділів Держслужби статистики, територіальних та функціональних органів державної статистики тощо.

1.3. Порядок встановлює процедуру перегляду звітно-статистичної документації (крім статистичних класифікацій, форм фінансової звітності, банківської, митної, фінансової статистики та статистики платіжного балансу).

2. Організація перегляду звітно-статистичної документації

2.1. У цьому Порядку терміни вживаються у такому значенні:

адміністративна звітність – організаційна форма спостережень, які   проводяться органами державної влади (за винятком органів державної статистики), органами місцевого самоврядування та іншими юридичними особами відповідно до законодавства та з метою виконання адміністративних обов'язків та завдань, віднесених до їх компетенції;

адміністративні дані – дані, отримані на підставі спостережень, проведених органами державної влади (за винятком органів державної статистики), органами місцевого самоврядування та іншими юридичними особами відповідно до законодавства та з метою виконання адміністративних обов'язків та завдань, віднесених до їх компетенції. Адміністративні дані використовуються органами державної статистики як джерело для складання статистичної інформації;

анкета – форма (бланк) державного статистичного спостереження, за якою респонденти подають інформацію органам державної статистики під час проведення спеціально організованого державного статистичного спостереження. Анкета може заповнюватися безпосередньо респондентом або інтерв’юером і подаватися органам державної статистики за підписом респондента або анонімно;

державна статистична звітність – організаційна форма державних статистичних спостережень, яка на регулярній основі проводиться органами державної статистики;

державне статистичне спостереження – планомірний, науково організований процес збирання даних щодо масових явищ та процесів, які відбуваються в економічній, соціальній та інших сферах життя України та її регіонів, шляхом їх реєстрації за спеціальною програмою, розробленою на основі статистичної методології. Організаційні форми державного статистичного спостереження: державна статистична звітність, спеціально організоване статистичне спостереження та реєстри (див. Схему А);

звітна документація, що пов’язана із збиранням та використанням адміністративних даних – документація, яка включає в себе форми звітності та інші звітні формуляри, що пов’язані із збиранням та використанням адміністративних даних, а також, за потреби, інструкції щодо їх заповнення тощо;

звітність, що пов’язана із збиранням та використанням адміністративних даних – форми звітності та інші звітні формуляри, що пов’язані із збиранням та використанням адміністративних даних;

звітно-статистична документація – документація, яка включає в себе програми державних статистичних спостережень, форми (бланки) державних статистичних спостережень, зокрема, форми звітності, анкети, переписні (опитувальні) листи, інші статистичні формуляри, необхідні для проведення державних статистичних спостережень, та інструкції щодо їх заповнення;

інструкція – нормативно-правовий акт з питань заповнення форми (бланку) державного статистичного спостереження та (або) взаємовідносин респондентів з органами державної статистики чи з питань заповнення форм звітності та інших звітних формулярів, що пов'язані із збиранням та використанням адміністративних даних, та (або) взаємовідносин респондентів з органами, що займаються діяльністю, пов’язаною із збиранням та використанням адміністративних даних;

переписний (опитувальний) лист – форма (бланк) державного статистичного спостереження, за якою респонденти подають інформацію органам державної статистики під час проведення спеціально організованих державних статистичних спостережень, таких як переписи та опитування. Переписний (опитувальний) лист може заповнюватись респондентом або інтерв’юером зі слів респондента;

програма державного статистичного спостереження – перелік запитань, на які потрібно отримати відповіді під час проведення такого спостереження;

спеціально організоване державне статистичне спостереження – організаційна форма державних статистичних спостережень, за якою органами державної статистики збираються відомості, не охоплені державною статистичною звітністю. Спеціально організованими державними статистичними спостереженням є переписи, одноразові спостереження, вибіркові обстеження тощо;

статистична інформація (дані) – офіційна державна інформація, яка характеризує масові явища та процеси, що відбуваються в економічній, соціальній та інших сферах життя України та її регіонів;

статистичний формуляр – форма (бланк) державного статистичного спостереження у вигляді облікового документа, за яким респонденти подають органам державної статистики інформацію під час проведення державного статистичного спостереження;

форма державного статистичного спостереження – документ (бланк), що містить питання програми державного статистичного спостереження і місце для відповіді на них. Існує у вигляді форм звітності, анкет, переписних (опитувальних) листів, інших статистичних формулярів;

форма звітності – форма (бланк) державного статистичного спостереження, за якою респонденти подають інформацію органам державної статистики під час збирання державної статистичної звітності у вигляді звіту затвердженого зразка та за підписом посадових осіб, які відповідають за достовірність наданої інформації;

форма звітності або інший звітний формуляр, що пов’язані із збиранням та використанням адміністративних даних – форма (бланк) звітності, за якою респонденти подають інформацію органам, що займаються діяльністю, пов’язаною із збиранням та використанням адміністративних даних, під час збирання адміністративної звітності у вигляді звіту затвердженого зразка та за підписом посадових осіб, які відповідають за достовірність наданої інформації.

2.2. Перегляд звітно-статистичної документації здійснюється з метою:

забезпечення інформаційних потреб користувачів у якісних даних щодо певних явищ та процесів, які вивчаються у ході проведення державних статистичних спостережень;

приведення звітно-статистичної документації у відповідність до міжнародних стандартів;

оптимізації інформаційних потоків й уникнення дублювання даних у формах державних статистичних спостережень та звітності, що пов’язана із збиранням та використанням адміністративних даних (див. Cхему Б);

залучення альтернативних джерел даних для складання статистичної інформації;

уніфікації та спрощення форм державних статистичних спостережень, зокрема, пристосування їх до облікових систем респондентів і зменшення на цій основі звітного навантаження.

2.3. Основні організаційні засади перегляду звітно-статистичної документації визначені у положеннях про дорадчі органи Держслужби статистики, що здійснюють координацію робіт із впровадження та удосконалення методології та звітної документації, а також з питань нормотворчої діяльності і застосування норм чинного законодавства.

Ініціаторами перегляду звітно-статистичної документації є дорадчі органи та самостійні структурні підрозділи Держслужби статистики, територіальні та функціональні органи державної статистики, а також, за умови дотримання вимог статті 5 Закону України "Про державну статистику", органи державної влади, органи місцевого самоврядування, інші юридичні та фізичні особи.

2.4. Підставою для перегляду звітно-статистичної документації може бути:

запровадження нової звітно-статистичної документації, необхідної для проведення державних статистичних спостережень;

відміна звітно-статистичної документації, спричинена втратою актуальності статистичної інформації, зміною її джерел, строків та періодичності складання, упорядкуванням форм державних статистичних спостережень, переведенням їх до складу звітності, що пов’язана із збиранням та використанням адміністративних даних, тощо;

унесення змін до звітно-статистичної документації, зумовлене необхідністю впровадження нових міжнародних стандартів, удосконалення статистичної методології, усунення дублювання даних, впровадження форм державних статистичних спостережень, придатних для застосування новітніх засобів збирання та оброблення інформації тощо.

2.5. Перегляд звітно-статистичної документації здійснюється шляхом проведення щорічної інвентаризації або у разі необхідності протягом міжінвентаризаційного періоду.

2.5.1. Щорічна інвентаризація звітно-статистичної документації (далі - інвентаризація) проводиться самостійними структурними підрозділами Держслужби статистики, уповноваженими на проведення державних статистичних спостережень у відповідній галузі статистики (далі – самостійні структурні підрозділи), у терміни, визначені планом державних статистичних спостережень.

2.5.2. У ході інвентаризації:

територіальні та функціональні органи державної статистики щороку у встановлені терміни подають самостійному структурному підрозділу Держслужби статистики, відповідальному за організацію проведення інвентаризації, пропозиції щодо удосконалення звітно-статистичної документації (далі – пропозиції);

самостійний структурний підрозділ Держслужби статистики, відповідальний за організацію проведення інвентаризації, узагальнює подані пропозиції та, у свою чергу, подає їх дорадчому органу з питань координації діяльності територіальних органів державної статистики для встановлення ним доцільності внесення пропозицій на розгляд дорадчих органів Держслужби статистики, що здійснюють координацію робіт із впровадження та удосконалення методології та звітної документації;

схвалені дорадчим органом з питань координації діяльності територіальних органів державної статистики пропозиції подаються самостійному структурному підрозділу Держслужби статистик, відповідальному за організацію проведення інвентаризації, який передає їх на опрацювання до самостійних структурних підрозділів;

самостійні структурні підрозділи опрацьовують пропозиції, а саме: визначають потребу у проведенні державних статистичних спостережень, здійснюють аналіз показників форм державних статистичних спостережень та звітного навантаження на респондентів, вивчають доцільність переведення форм державних статистичних спостережень до складу звітності, що пов’язана із збиранням та використанням адміністративних даних, аналізують ступінь дублювання інформації та ефективність використання статистичних даних, розглядають можливість залучення альтернативних джерел даних тощо.

2.5.3. За результатами проведеної інвентаризації самостійні структурні підрозділи складають звіти за встановленою формою (додатки 1-4). Звіти про результати інвентаризації та проекти звітно-статистичної документації погоджуються із заступниками Голови Держслужби статистики відповідно до розподілу функціональних повноважень і згідно зі встановленим графіком подаються на розгляд дорадчих органів Держслужби статистики, що здійснюють координацію робіт із впровадження та удосконалення методології та звітної документації, у порядку, встановленому положеннями про ці дорадчі органи.

2.5.4. Зведений звіт про результати інвентаризації готується самостійним структурним підрозділом Держслужби статистики, відповідальним за організацію проведення інвентаризації, і подається на затвердження дорадчому органу Держслужби статистики, компетенцією якого є вироблення рекомендацій з питань формування та реалізації державної політики у галузі статистики.

Інформація щодо результатів інвентаризації розміщується на веб-сайті Держслужби статистики.

2.5.5. Пропозиції стосовно відміни чи внесення змін до чинної або запровадження нової звітно-статистичної документації протягом міжінвентаризаційного періоду вносяться самостійними структурними підрозділами, територіальними та функціональними органами державної статистики, іншими ініціаторами перегляду звітно-статистичної документації по мірі надходження і розглядаються дорадчими органами Держслужби статистики, що здійснюють координацію робіт із впровадження та удосконалення методології та звітної документації.

Ці пропозиції вносяться письмово (у формі службової записки або листа) на ім'я голови дорадчого органу Держслужби статистики. У службовій записці (листі) надається обґрунтування підстав перегляду звітно-статистичної документації. До службової записки (листа) додаються проекти звітно-статистичної документації, що пропонується до перегляду.

2.6. Ініціатори перегляду звітно-статистичної документації обов'язково запрошуються на засідання дорадчих органів Держслужби статистики, що здійснюють координацію робіт із впровадження та удосконалення методології та звітної документації, на яких розглядаються порушені ними питання.

2.7. Звітно-статистична документація, необхідна для проведення державних статистичних спостережень, яка запроваджується вперше, після схвалення її дорадчими органами Держслужби статистики, що здійснюють координацію робіт із впровадження та удосконалення методології та звітної документації, повинна пройти апробацію за участю респондентів, які братимуть участь у проведенні відповідного державного статистичного спостереження.

Результати проведення апробації подаються на розгляд дорадчим органам Держслужби статистики, що здійснюють координацію робіт із впровадження та удосконалення методології та звітної документації, для прийняття остаточного рішення щодо схвалення звітно-статистичної документації та проведення державного статистичного спостереження.

3. Вимоги до звітно-статистичної документації

3.1. Обов'язковими реквізитами бланків форм звітності для респондентів – юридичних осіб або відокремлених підрозділів юридичних осіб та респондентів – фізичних осіб-підприємців є:

· ідентифікаційний код ЄДРПОУ/ідентифікаційний номер фізичної особи-підприємця – платника податків);

· напис "Державне статистичне спостереження";

· витяг зі статті 21 Закону України "Про державну статистику" про гарантування конфіденційності статистичної інформації;

· витяг зі статті 186³ Кодексу України про адміністративні правопорушення з попередженням про адміністративну відповідальність;

· повна назва форми звітності;

· період/дата, за який/на яку заповнюється форма звітності;

· тип респондентів, що подають форму звітності;

· орган державної статистики, якому подається форма звітності;

· термін подання форми звітності *);

· № та індекс форми звітності;

· періодичність подання форми звітності;

· гриф "ЗАТВЕРДЖЕНО";

· дата та номер розпорядчого документа, яким затверджено форму звітності;

· відомості щодо респондента (найменування юридичної особи або відокремленого підрозділу/П.І.Б фізичної особи-підприємця – платника податків; місцезнаходження/місце проживання; адреса здійснення діяльності, щодо якої подається форма звітності);

· підписи посадових осіб, відповідальних за достовірність наданої інформації;

· контактні телефони/факс/електронна пошта.

Бланки форм звітності для респондентів – юридичних осіб або відокремлених підрозділів юридичних осіб та респондентів – фізичних осіб-підприємців наведено у додатках 5-6.

3.2. Обов'язковими реквізитами бланків анкет, переписних (опитувальних) листів, інших статистичних формулярів, необхідних для проведення державних статистичних спостережень, є:

· напис "Державне статистичне спостереження";

· витяг зі статті 21 Закону України "Про державну статистику" про гарантування конфіденційності статистичної інформації;

· витяг зі статті 186³ Кодексу України про адміністративні правопорушення з попередженням про адміністративну відповідальність;

· повна назва анкети, переписного (опитувального) листа, іншого статистичного формуляра, необхідного для проведення державних статистичних спостережень;

· період/дата, за який/на яку заповнюється анкета, переписний (опитувальний) лист, інший статистичний формуляр, необхідний для проведення державних статистичних спостережень;

· тип респондентів, щодо яких заповнюється анкета, переписний (опитувальний) лист, інший статистичний формуляр, необхідний для проведення державних статистичних спостережень, та інші відомості про них;

· № та індекс анкети, переписного (опитувального) листа, іншого статистичного формуляра, необхідного для проведення державних статистичних спостережень;

· гриф "ЗАТВЕРДЖЕНО";

· дата та номер розпорядчого документа, яким затверджено анкету, переписний (опитувальний) лист, інший статистичний формуляр, необхідний для проведення державних статистичних спостережень;

За потреби на бланку анкети, переписного (опитувального) листа, іншого статистичного формуляру, необхідного для проведення державних статистичних спостережень, можливе наведення додаткових реквізитів, виходячи з мети проведення, об’єкту та обраної одиниці статистичного спостереження.

3.3. Обов'язковими реквізитами інструкцій щодо заповнення форм звітності, інших форм державних статистичних спостережень тощо є:

· гриф "ЗАТВЕРДЖЕНО";

· дата та номер розпорядчого документа Держслужби статистики, яким затверджено інструкцію;

· дата та номер державної реєстрації інструкції в Міністерстві юстиції України;

· повна назва інструкції;

· найменування самостійного структурного підрозділу, відповідального за складання інструкції, яке наводиться на останньому аркуші інструкції нижче тексту.

*) Якщо останній день встановленого терміну подання форми звітності припадає на вихідний (або святковий) день, що настає за робочим днем, то останнім днем терміну її подання вважається останній робочий день, що передує вихідному (святковому) дню. Якщо останній день встановленого терміну подання форми звітності припадає на вихідний (або святковий) день, що передує робочому, то останнім днем терміну її подання вважається перший робочий день, що настає за вихідним (або святковим) днем – зазначене роз’яснення, за потреби, може бути наведено на бланку форми звітності або в інструкції щодо її заповнення.

Датою подання форми звітності вважається день реєстрації її надходження до відповідного структурного підрозділу органу державної статистики, якому вона подається. Подання форми звітності із запізненням тягне за собою відповідальність, передбачену статтею 186.3 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

4. Вимоги до розпорядчих документів, що затверджують звітно-статистичну документацію

4.1. Звітно-статистична документація затверджується розпорядчими документами Держслужби статистики.

4.2. Розпорядчий документ про затвердження звітно-статистичної документації, що була розглянута та схвалена дорадчими органами Держслужби статистики, повинен відповідати вимогам державного стандарту щодо складання організаційно-розпорядчої документації (ДСТУ 4163-2003), Інструкції з діловодства у центральному апараті Державної служби статистики України, затвердженої наказом Держкомстату від 19.01.2005 № 31, Порядку подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 № 34/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12.04.2005 за № 381/10661.

4.3. Зразки розпорядчих документів Держслужби статистики з питань затвердження форм державних статистичних спостережень та інструкцій щодо їх заповнення тощо наведено у додатках 7-13.

5. Оприлюднення інформації щодо результатів перегляду звітно-статистичної документації

5.1. За результатами перегляду звітно-статистичної документації щороку у терміни, визначені планом державних статистичних спостережень, формується та оприлюднюється на веб-сайті Держслужби статистики Загальний табель (перелік) форм державних статистичних спостережень та Альбом форм державних статистичних спостережень.

5.2. Розпорядчі документи про затвердження звітно-статистичної документації, зареєстровані (у разі потреби) в Міністерстві юстиції України, в електронному та паперовому вигляді подаються їх розробниками самостійному підрозділу Держслужби статистики, до повноважень якого належить організація правової роботи, для розміщення в інформаційно-правовій системі ЛІГА:ЗАКОН, самостійному структурному підрозділу Держслужби статистики, відповідальному за інформаційно-публікаційну діяльність – для розміщення на веб-сайті Держслужби статистики, самостійному структурному підрозділу Держслужби статистики, відповідальному за організацію та координацію робіт щодо удосконалення звітно-статистичної документації – для формування Загального табеля (переліку) форм державних статистичних спостережень та Альбому форм державних статистичних спостережень.

6. Порядок розрахунку тиражів звітно-статистичної документації

6.1. Для забезпечення респондентів звітно-статистичною документацією самостійні структурні підрозділи за погодженням з самостійним структурним підрозділом Держслужби статистики, відповідальним за організацію та координацію робіт щодо удосконалення звітно-статистичної документації, щороку у встановлені терміни здійснюють розрахунки тиражів бланків форм державних статистичних спостережень, складають відповідні переліки для тиражування та рознарядки на доставку територіальним органам державної статистики за встановленими формами (додатки 14-15) і передають їх самостійному структурному підрозділу Держслужби статистики, відповідальному за закупівлю послуг з виготовлення і доставки бланків звітно-статистичної документації.

6.2. Розрахунок тиражу бланків форм звітності здійснюється за формулою:

Т =  К × КП × 2,05,

де Т – необхідний тираж бланків форм звітності;

     К – кількість респондентів, що підлягали державному статистичному спостереженню у минулому році;

     КП – число звітних періодів;

    2,05 – коефіцієнт резервування бланків форм звітності з урахуванням кількості примірників для забезпечення ними одного  респондента.

6.3. Розрахунок тиражу інструкцій щодо заповнення форм звітності здійснюється за формулою:

Т = К × 1,05,

де  Т – необхідний тираж бланків інструкцій щодо заповнення форм звітності;

      К – кількість респондентів, що підлягали державному статистичному спостереженню у минулому році;

     1,05 – коефіцієнт резервування бланків інструкцій щодо заповнення форм звітності.

6.4. При проведенні спеціально організованих державних статистичних спостережень процедура розрахунків тиражів бланків анкет, переписних (опитувальних) листів, інших статистичних формулярів та інструкцій щодо їх заповнення та (або) взаємовідносин респондентів з органами державної статистики визначається окремо.

Додатки